Nieuwsbrief Zwolse Adviesgroep 2020-04

Nieuwsbrief Zwolse Adviesgroep 2020-04
14 september 2020 Marleen Haring

Wat moet ik doen als mijn werknemer de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ intrekt?

Werknemers die van u een auto ter beschikking gesteld hebben gekregen, maar deze niet gebruiken voor privédoeleinden, kunnen bij de Belastingdienst een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen. Op basis van deze verklaring hoeft u als werkgever ten aanzien van de betreffende werknemer dan geen fiscale bijtelling te verlonen. Vraag is nu wat te doen als uw werknemer gedurende het jaar de verklaring laat intrekken.

Antwoord
Moet u met een bijtelling dan pas na het intrekken van de verklaring rekening houden of heeft de bijtelling terugwerkende kracht tot 1 januari van het betreffende jaar? Het laatste dus: de Belastingdienst laat de bijtelling met terugwerkende kracht tot 1 januari van het betreffende jaar ingaan. U als werkgever hoeft de bijtelling echter pas te verlonen met ingang van de periode waarvoor de Belastingdienst aangeeft dat de verklaring niet meer geldig is. De werknemer krijgt voor de al verstreken periode van de Belastingdienst een naheffingsaanslag opgelegd over de voorliggende maanden in het kalenderjaar.

Een voorbeeld: uw werknemer rijdt in een auto die hij niet privé gebruikt met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 35.000 (bijtellingspercentage 22%). U hebt van hem een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ gekregen. In augustus vraagt hij om intrekking van de verklaring, omdat hij op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer gaat rijden. Uw loontijdvak is een maand.

Op basis van deze gegevens legt de fiscus uw werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen op voor privégebruik over januari tot en met augustus. De bijtelling is dan 8/12 x 22% van € 35.000. Dit is € 5.133. Vanaf de mededeling van de fiscus waarin staat vanaf welke periode de auto wel tot het loon moet worden gerekend moet u maandelijks bij het loon tellen 1/12 x 22% van € 35.000 = € 641.

Vaste vergoedingen mogen onbelast doorlopen

Krijgen uw werknemers een vaste vergoeding, maar werken zij vanwege de coronacrisis nu grotendeels of volledig thuis? Dan hoeft u de vaste vergoeding niet aan te passen. Zolang de coronamaatregelen gelden en als de werknemers vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht hadden op de vergoeding, mag u blijven uitgaan van de aangenomen feiten waarop de vergoeding oorspronkelijk is gebaseerd. Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse vergoeding voor kosten onderweg van vertegenwoordigers.

Een soortgelijke goedkeuring maakte de staatssecretaris van Financiën al eerder bekend voor het onbelast doorlopen van de vaste reiskosten- vergoeding. Deze en andere fiscale tegemoetkomingen naar aanleiding van de coronacrisis staan in het Besluit noodmaatregelen coronacrisis. Dit besluit wordt regelmatig geactualiseerd en aangevuld. Zolang het besluit (of het specifieke onderdeel van het besluit dat hierover gaat) niet is ingetrokken, mag u de vaste (reiskosten)vergoeding onbelast blijven betalen.

Let op: de goedkeuring van de staatssecretaris geldt niet voor extraterritoriale kosten die u vergoedt met de zogenoemde 30%-regeling.

Tot 1 oktober uitstel van betaling aanvragen

Er zijn in het kader van de coronacrisis voor de BTW-heffing een aantal goedkeuringen getroffen in het zogenoemde coronabesluit. De goedkeuringen zien toe op de volgende situaties:
• het gratis ter beschikking stellen van hulpgoederen;
• het ter beschikking stellen van zorgpersoneel;
• het online aanbieden van sportlessen (tegen verlaagd tarief);
• de levering van mondkapjes;
• zonder BTW-heffing en invoerrechten medische hulpgoederen invoeren;
• bijzonder uitstel van belastingbetaling.

U kunt vanwege de coronacrisis minstens drie maanden uitstel krijgen voor de betaling van onder meer inkomstenbelasting, loonheffingen, vennootschapsbelasting en BTW. Het soepele regime geldt in elk geval nog tot 1 oktober van dit jaar. U kunt het uitstel van belastingbetaling schriftelijk of via een online formulier aanvragen. Bij verlenging moet u wel verklaren dat u er alles aan doet om de financiële positie van uw onderneming op peil te houden. Dat betekent bijvoorbeeld geen dividend uitkeren of bonussen betalen aan het bestuur.
Bij belastingschulden van meer dan € 20.000 moet u ook een verklaring meesturen van een externe deskundige, zoals een accountant.

Let op: u hoeft de belastingschuld straks niet in één keer te voldoen. Het kabinet werkt momenteel aan een plan van aanpak voor het terugbetalen van die schulden. Daarbij kijkt het kabinet samen met brancheverenigingen naar gespreide terugbetaling en maatwerk per sector.

Brexit-voorbereiding beetje uit beeld bij ondernemers

Het Verenigd Koninkrijk (VK) heeft op 31 januari 2020 de EU officieel vaarwel gezegd. Tot eind dit jaar geldt er een overgangsperiode waarbij de EU-regels blijven gelden. Tot 1 juli hadden de Britten om verlenging van die periode kunnen vragen, maar dat is niet gebeurd. Dit betekent dat er vóór het eind van het jaar een handelsakkoord moet zijn, anders komt een ‘no deal-Brexit’ weer in beeld.

Wat de douanecontroles betreft heeft het VK exporteurs wel iets meer lucht gegeven. Er komt een soort ‘ingroeimodel’, waarbij pas vanaf juli 2021 alle producten die naar het VK gaan fysiek gecontroleerd worden. Toch moet u op uw hoede blijven. Het is niet zo dat de coronacrisis de Brexit heeft ‘gedegradeerd’ tot een klein probleem. Naast informatie inwinnen over de Brexit is het verstandig om alvast de volgende voorbereidende maatregelen te treffen:
• uitzoeken hoe het zit met douaneregels, invoerregels en BTW;
• in gesprek gaan met leveranciers, afnemers en andere schakels in uw bedrijfsketen;
• doorlichten van de bedrijfsprocessen en schakels in uw bedrijfsketen;
• een commissie instellen of werknemers vrijmaken voor de voorbereidingen en voor het volgen van de ontwikkelingen;
• uitzoeken of bijvoorbeeld (service)contracten, diploma’s en licenties nog geldig zijn;
• onderzoeken of de Brexit kansen biedt voor uw onderneming, zoals het vinden van nieuwe afnemers.
Meer informatie over de mogelijke gevolgen van de Brexit op uw bedrijfsvoering leest u onder meer op de website van de Nederlandse douane.

Grensoverschrijdende constructies melden per 1 januari 2021

Per 1 juli 2020 zou een meldplicht gaan gelden voor grensoverschrijdende constructies. Maar deze plicht treedt vanwege de coronacrisis pas op 1 januari 2021 in werking. Een half jaar uitstel dus. Het verplicht melden van grensoverschrijdende constructies bij de Belastingdienst is onderdeel van een Europese richtlijn tegen belastingontwijking en gaat gelden voor zogenoemde intermediairs. Dit zijn partijen in de EU die betrokken zijn bij onder meer het bedenken, aanbieden, opzetten of beschikbaar maken voor implementatie van een grensoverschrijdende constructie of daarbij hulp, bijstand of advies verstrekken. De intermediairs moeten een behoorlijk aantal gegevens verstrekken, zoals data over de betrokken personen of partijen en een samenvatting van wat de constructie inhoudt. De boete voor het niet (tijdig) doen van een melding kan oplopen tot € 830.000.

De periode van terugwerkende kracht blijft wel zoals die was. Dit wil zeggen dat constructies opgezet vanaf 25 juni 2018 gemeld moeten worden. Als er geen intermediair betrokken is of een intermediair buiten de EU, verschuift de meldingsplicht naar de belastingplichtige zelf.

Ventilator voor thuis onbelast uitdelen

De zon schijnt en het kwik stijgt tot tropische temperaturen. Door het coronavirus blijft het overheidsadvies echter om zo veel mogelijk thuis te werken. Maar lang niet iedereen heeft verkoeling op de werkplek. Gelukkig biedt de werkkostenregeling u de mogelijkheid om een ventilator onbelast aan de werknemer te vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen. Deze moet u dan aanwijzen als eindheffingsloon en in de vrije ruimte stoppen. Niet alleen blijft de ventilator voor de werknemer onbelast, maar u betaalt er – zolang u de vrije ruimte niet overschrijdt – ook geen werkgeverslasten over.

Sinds 1 januari 2020 gelden er nieuwe regels voor de vrije ruimte: over het eerste deel van de loonsom van uw onderneming (tot en met € 400.000) geldt een verhoogd percentage van 1,7%. Over de rest van de loonsom is de vrije ruimte 1,2%. Door de coronacris is de vrije ruimte voor 2020 tijdelijk verhoogd naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom.

Houd bij het berekenen van de vrije ruimte rekening met het feit dat de loonsom van uw onderneming door de coronacrisis flink lager kan uitvallen, dan waarop u gerekend had. Vul dus niet zomaar in de oude berekening van de vrije ruimte 3% in op de plek waar eerst 1,7% stond. U kunt in plaats daarvan beter eerst inschatten hoe hoog de loonsom dit jaar ongeveer zal zijn en daarop een nieuwe berekening loslaten.

Hoe zit het met de kilometerdeclaratie en de loonstrook?

Moet ik een kilometerdeclaratie altijd op de loonstrook van de werknemer zetten of mag ik deze direct aan hem uitbetalen?

Antwoord
Als u een declaratie van een werknemer verwerkt en betaalt, hoeft u dat niet op zijn loonstrook te vermelden. U mag deze dan ook direct aan de werknemer uitbetalen en hoeft niet te wachten op de eerstvolgende reguliere loonbetaling. Dit geldt in principe voor alle declaraties die u verwerkt, dus ook voor zakelijke reiskosten.
Wel gelden er een aantal eisen voor het onbelast vergoeden van zakelijke reiskosten. Er geldt namelijk een gerichte vrijstelling voor zakelijke reiskosten als u aan de volgende twee voorwaarden voldoet:
• U wijst de vergoeding van de reiskosten aan als eindheffingsloon.
• De vergoeding blijft binnen de norm die voor de gerichte vrijstelling geldt: € 0,19 per zakelijke kilometer.

Wilt u meer vergoeden dan die € 0,19, dan heeft u voor de bovenmatige vergoeding drie keuzes:
1. U verwerkt de bovenmatige vergoeding als loon bij de werknemer.
2. U brengt het bovenmatige deel van de vergoeding als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.
3. U belast het bovenmatige bedrag deels als loon van uw werknemer en wijst het deels aan als eindheffingsloon. In het tweede geval is de hele reiskostenvergoeding voor de werknemer sowieso onbelast en voor u, zo lang u de vrije ruimte niet overschrijdt.

Meer intermediaire kosten, meer vrije ruimte

Misschien vindt u de vrije ruimte in de werkkostenregeling te beperkt. Die ruimte kunt u vergroten door de mogelijkheden van intermediaire kosten optimaal te benutten. Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer voor uw onderneming voorschiet. U kunt die uitgaven aan uw werknemer terugbetalen, en zo voorkomt u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor dezelfde uitgaven in de vrije ruimte. Het terugbetalen van intermediaire kosten zit niet in de loonsfeer, het is een afwikkeling tussen debiteur en crediteur. Het gaat om:

• kosten voor zaken die tot het vermogen van uw onderneming gaan horen;
• kosten voor zaken die tot het vermogen van uw onderneming horen en die u aan uw werknemer ter beschikking heeft gesteld;
• kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van uw werknemer;
• kosten die hij maakt voor externe representatie van uw onderneming.

Als u vastlegt welke kosten u binnen uw onderneming als intermediaire kosten accepteert, en dat ook aan uw werknemers meedeelt, versterkt u uw bewijspositie ten opzichte van de Belastingdienst. U kunt uw bewijspositie verder versterken door (enkele, betrouwbare) werknemers een company-creditcard te geven waarmee zij de intermediaire kosten direct ten laste van de bankrekening van de zaak kunnen betalen.

Buitenlandse BTW 2019: vóór 1 oktober terugvragen

Heeft u in 2019 BTW betaald in een ander EU-land, dan kunt u die BTW niet in aftrek brengen in uw Nederlandse BTW-aangifte. Deze BTW kunt u wel terugvragen bij de Nederlandse Belastingdienst als u aan de volgende voorwaarden voldoet. Om te beginnen moet uw onderneming in Nederland zijn gevestigd. Verder heeft u in het EU-land waar u BTW terugvraagt geen BTW -aangifte gedaan. En u gebruikt de goederen en diensten voor met BTW-belaste bedrijfsactiviteiten. Voldoet u aan deze drie voorwaarden, dan kunt u de BTW die u in een ander EU-land heeft betaald terugkrijgen. Voor de betaalde BTW in 2019 moet u vóór 1 oktober 2020 via een speciale internetsite een verzoek tot teruggaaf indienen bij de Nederlandse Belastingdienst. Als u die BTW niet op tijd terugvraagt, is de kans groot dat het ander EU-land uw teruggaafverzoek niet in behandeling neemt.

Verzoeken om teruggaaf van buitenlandse BTW over 2019 accepteert de Belastingdienst alleen als het BTW-bedrag ten minste € 50 is.