Fiscaalvriendelijk bijdragen aan gezondheid werknemers
Uw onderneming kan een sportfaciliteit aan de werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. In de meeste gevallen kan dit alleen onbelast blijven door de kosten in de vrije ruimte van de werkkostenregeling onder te brengen. Maar dan moet u de vrije ruimte niet overschrijden. Anders betaalt uw onderneming over het meerdere 80% eindheffing.
Alleen in twee specifieke situaties is de sportbijdrage zonder meer onbelast:
• U stelt fitness op het werk ter beschikking. Hiervoor geldt een zogeheten nihilwaardering (net als voor andere werkplekvoorzieningen). Het moet gaan om een fitnessruimte op de werkplek waarvan uw werknemers gebruik kunnen maken. Dit kan ook een (leeg) kantoor zijn waar een fitnessinstructeur lessen komt geven. Van belang is dat de locatie fiscaal als werkplek geldt. Dit houdt in dat een werkgever er arboverantwoordelijk voor is. Dit moet ook blijken uit het arboplan of de RI&E van uw onderneming.
• Er is sprake van werkgerelateerde fitness. De werknemers moeten voor hun werk fit blijven en hiervoor staat een gericht (en verplicht) fitnessprogramma in het arboplan van uw onderneming. De fitness is dan aan te merken als arbovoorziening waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Het doet er niet toe of de fitness op of buiten de werkplek plaatsvindt. Let er wel op dat de werknemer geen eigen bijdrage verschuldigd mag zijn voor het fitnessprogramma.
Hoe verwerk ik de loonheffingen bij maaltijden in de bedrijfskantine?
Hoe zit het met de loonheffingen bij maaltijden in de bedrijfskantine? Hoe moet ik deze precies verwerken?
Antwoord
Voor de maaltijd in een bedrijfskantine geldt een normbedrag dat u als werkgever als belast loon moet behandelen. Dit normbedrag bedraagt € 3,35. Dit betekent dus dat u voor een maaltijd in de
bedrijfskantine € 3,35 tot het loon van uw werknemer moet rekenen. Een andere mogelijkheid is om het aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het maakt voor de maaltijd in de bedrijfskantine overigens geen verschil of het gaat om een ontbijt, lunch of diner.
Als de werknemers een eigen bijdrage betalen voor de maaltijden, komt deze in mindering op het normbedrag. Het resterende bedrag mag daardoor echter niet lager dan nul worden. Brengt u de maaltijden onder in de vrije ruimte, dan hoeft u deze niet per werknemer te administreren. U hoeft dan alleen de maaltijden van alle werknemers bij elkaar op te tellen en dit aantal te vermenigvuldigen met het normbedrag. Dit geldt overigens niet ten aanzien van maaltijden met een voornamelijk zakelijk karakter, bijvoorbeeld bij overwerk van de werknemer of een zakelijke bespreking met klanten. In dat geval is de maaltijd namelijk volledig onbelast. Voor de vergoeding van de maaltijd van de werknemer geldt dan een gerichte vrijstelling. De kosten van de maaltijd die de klanten gebruiken vallen onder de zogenoemde intermediaire kosten.
Een voorbeeld ter verduidelijking: u heeft een bedrijfskantine met een externe cateraar. Een werknemer koopt een lunch van € 2,35. Voor een maaltijd in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 3,35. Bij het loon van de werknemer telt u het normbedrag minus de eigen bijdrage bij het loon van de werknemer (€ 3,35 – € 2,35 = € 1). U kunt dit bedrag echter ook aanwijzen als eindheffingsloon, hetgeen dus ten laste komt van de vrije ruimte van uw onderneming.
Daggeldvergoedingen chauffeurs onder aftrekbeperking
Hof Amsterdam heeft beslist dat de daggeldvergoedingen die een transportbedrijf aan haar chauffeur betaalde, in aftrek beperkte kosten waren
De loonsom van een transportbedrijf bedroeg in 2015 € 24.440.483. In haar aangifte Vpb 2015 merkte de BV op grond van de in artikel 8, lid 5, Wet Vpb opgenomen aftrekbeperking van 0,4% van
haar loonsom (€ 97.762) voor gemengde kosten aan als niet-aftrekbare kosten. Vervolgens maakte het transportbedrijf bezwaar en stelde dat de niet-aftrekbare kosten met toepassing van artikel 3.15, lid 5, Wet IB 2001, op 26,5% van € 75.425 (€ 19.987) moesten worden gesteld, waarbij de daggeldvergoedingen aan de chauffeurs van € 1.135.430 buiten de berekening moesten worden gelaten. De daggeldvergoedingen waren op grond van de CAO voor de transportbranche verstrekt als vergoeding van kosten van maaltijden, overige consumpties en sanitaire voorzieningen. Deze vergoedingen vielen volgens de BV niet onder artikel 3.15, lid 1, Wet IB 2001, omdat de vergoedingen tot het belastbare loon behoorden.
Hof Amsterdam (ECLI:NL:GHAMS:2021:651)
besliste dat de daggeldvergoedingen wel kosten waren in de zin van artikel 3.15, lid 1, Wet IB 2001. Het Hof was het niet met de BV eens dat de daggeldvergoedingen sinds de uitbreiding van het begrip loon van artikel 10 Wet LB met ingang van 1 januari 2011 niet tot de in artikel 3.15, lid 1, Wet IB 2001 bedoelde kosten behoorden. Met de wijziging van het loonbegrip was niet beoogd om kostenvergoedingen die vóór die wijziging onder het bereik van artikel 3.15, lid, Wet IB 2001 vielen, daar met ingang van die wijziging niet meer onder te laten vallen, ook al behoorden die vergoedingen met ingang van 2011 tot het belastbare loon. Voor zover mogelijk een deel van de daggeldvergoedingen niet onder artikel 3.15 Wet IB 2001 zou vallen omdat dat deel niet betrekking zou hebben op “voedsel” of “drank”, was het aan de BV om aannemelijk te maken dat de op grond van artikel 3.15, lid 5, Wet IB 2001 in aanmerking te nemen aftrekbeperking tot een geringer beperking van de aftrek van gemengde kosten leidde dan die van artikel 8, lid 5, Wet Vpb. Daarin was de BV volgens het Hof niet geslaagd.
Fiscus trekt verklaring geen privégebruik in. Wat nu?
Vraagt een werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aan bij de Belastingdienst en laat hij deze aan u zien? Dan kunt u de bijtelling vanwege privégebruik van een auto van de zaak bij deze werknemer achterwege laten. Als de werknemer vervolgens in de loop van het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé gaat rijden, moet hij dit zo snel mogelijk doorgeven aan u en aan de Belastingdienst. Dit kan met het (online) formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto: intrekken’.
U ontvangt na de intrekking van de verklaring een brief van de Belastingdienst over de gevolgen voor de aangifte loonheffingen. Vanaf het moment dat u op de hoogte bent van de intrekking van de verklaring moet u de bijtelling toepassen. U hoeft dit niet met terugwerkende kracht te doen. U telt het voordeel van het privégebruik op bij het loon en gebruikt hiervoor de bijtellings-percentages die op dat moment gelden.
Na het intrekken van de verklaring geldt de bijtelling voor alle tijdvakken in het kalenderjaar waarin de werknemer de auto ter beschikking heeft. Dus ook voor de maanden waarin de werknemer de verklaring had. Voor de maanden waarin u niet heeft bijgeteld, ontvangt de werknemer dan ook een naheffingsaanslag voor:
• de loonbelasting/premie volksverzekeringen;
• premies werknemersverzekeringen;
• inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet;
• eventueel een rekening voor belastingrente.
Impact van corona op de auto van de zaak
De coronacrisis laat ook zijn sporen na op de auto van de zaak. Zo heeft de gemiddelde auto van de zaak vorig jaar 1.700 kilometers minder afgelegd dan in 2019. Uit cijfers van de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) blijkt ook dat de gemiddelde looptijd van zakelijke leasecontracten in 2020 is opgelopen: 48,3 maanden in 2020 tegen 47,7 maanden in 2019. Mogelijk ligt er een oorzaak voor die lichte stijging in het verlengen van lopende contracten. Een laag bijtellingspercentage voor de auto van de zaak geldt tot vijf jaar na de registratie. Een verlenging van het contract van vier naar vijf jaar is dus nog mogelijk zonder direct fiscaal nadeel. Een bijkomend voordeel is dat de maandlasten dalen door de langere looptijd.
Werkgevers lijken ook na te denken over de toekomst van hun wagenpark. Zeker nu werknemers na de coronapandemie thuis willen blijven werken. Het VNA-onderzoek laat het volgende zien:
• Het aantal zakelijke geleasete personenauto’s is in 2020 met 2,1% gedaald naar 724.800.
• Steeds meer werkgevers werken met een ‘pool’ van auto’s. Werknemer kunnen bijvoorbeeld een auto meenemen als ze naar een klant moeten, maar ze krijgen geen eigen auto van de zaak meer.
• Werknemers willen zelf af van de leaseauto, omdat ze minder rijden maar wel dezelfde kosten houden.
• De klassieke auto van de zaak is steeds minder vanzelfsprekend.
• De werknemer regelt zelf een auto via private lease. De werkgever kan een mobiliteitsbudget geven waarmee de werknemer (een deel van) de kosten dekt. Zakelijke rijders lijken echter nog niet echt warm te lopen voor deze constructie. Private lease is immers een langlopende financiële verplichting voor de werknemer, die bij het BKR wordt geregistreerd.
E-commerce: Meld u aan voor het éénloketsysteem
Levert uw onderneming (bijvoorbeeld via een webshop) goederen aan particulieren die in andere EU-landen wonen? Dan moet u vanaf 1 juli in veel gevallen BTW gaan afdragen in de landen waar de goederen naartoe gaan. Deze regeling gaat ook gelden voor goederen die u importeert van buiten de EU. Hierdoor moet u uw onderneming in alle landen waaraan u goederen levert, gaan registreren. Deze omslachtige administratieve klus kunt u voorkomen door uw onderneming nu al aan te melden voor het éénloketsysteem (OSS) bij de Belastingdienst.
Door de registratie voor het éénloketsysteem kunt u de BTW-betalingen over al uw EU-leveringen tegelijk doen. U hoeft dan niet allemaal aparte aangiften te doen in de diverse EU-landen waaraan u goederen geleverd heeft. Registreren kan al sinds 1 april 2021 via Mijn Belastingdienst Zakelijk. U kunt het éénloketsysteem ook gebruiken voor geleverde diensten aan particulieren in de EU.
Rekenkamer: Fiscale regelingen aanpassen of afschaffen!
De doelstellingen van de ruim 116 fiscale regelingen in Nederland zijn vaag, de onderbouwing is gebrekkig en het resultaat is onduidelijk. Ook worden de regelingen zelden geëvalueerd. Het advies van de Rekenkamer is dan ook: snoeien in die regelingen, aanpassen of anders afschaffen.
Directe aanleiding voor dit advies was een onderzoek van de Rekenkamer naar vier fiscale regelingen. De Rekenkamer onderzocht de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), de lijfrenteaftrek, de landbouwvrijstelling en de aftrekpost specifieke zorgkosten. Geen van deze regelingen voldeed aan het toetsingskader dat het ministerie van Financiën gebruikt als er nieuwe regelingen worden geïntroduceerd en bestaande regelingen geëvalueerd.
Zo bleek dat er voor de KIA nooit een onderzoek was gedaan naar het doel van deze regeling: dat ondernemers investeringen doen waardoor hun onderneming kan groeien. Ook het doel van de
lijfrenteaftrek was amper gecheckt. Het is natuurlijk de bedoeling van deze regeling dat belastingplichtigen met een pensioentekort er gebruik van maken, maar het bleek dat slechts 5 tot 10% van de doelgroep deze aftrekpost claimde. Voor de vier onderzochte regelingen was het advies in ieder geval aanpassen of anders afschaffen.
Onbelaste kostenvergoeding? Onderzoek vooraf werkelijke kosten
U mag als werkgever voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven. Een belangrijke voorwaarde daarvoor is dat u een kostenonderzoek heeft gedaan naar de werkelijk door de werknemer gemaakte kosten. De Belastingdienst benadrukt dat een kostenonderzoek ook echt vooraf moet plaatsvinden. Zonder kostenonderzoek is de vaste
kostenvergoeding loon voor uw werknemer. Als deze vergoeding dan wordt aangewezen als eindheffingsloon, gaat dit ten koste van de vrije ruimte van uw onderneming.
Om een vaste kostenvergoeding voor de gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten onbelast te kunnen verstrekken, moet u aan een aantal voorwaarden voldoen:
• U kunt het bedrag van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen aannemelijk maken.
• U geeft een omschrijving van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen per kostenpost, inclusief een schatting van het bijbehorende bedrag.
• U geeft aan uit welk bedrag aan intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
• U voert ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding vooraf een onderzoek naar de werkelijke kosten uit en herhaalt dit op verzoek van de Belastingdienst. Als het om vaste kostenvergoedingen gaat die al bestonden vóór de overgang naar de werkkostenregeling, is een nieuw onderzoek niet nodig op voorwaarde dat de omstandigheden onveranderd zijn gebleven.
U wijst de kostenvergoeding waar een gerichte vrijstelling voor geldt aan als eindheffingsloon. Door de vrijstelling die dan geldt, gaat dit niet ten laste van de vrije ruimte.