Mogelijkheden en voordelen van het automatiseren van uw administratie

Mogelijkheden en voordelen van het automatiseren van uw administratie
22 februari 2021 Janneke Kreijkes

Inkoopfacturen inboeken, verkoopfacturen inboeken, bankafschriften verwerken. Werkzaamheden die u als ondernemer moet doen om uw administratie bij te houden. Ze kosten veel tijd, maar dat kan anders! In deze blog laat ik u zien dat al deze werkzaamheden vrij eenvoudig volledig of grotendeels geautomatiseerd kunnen worden.

Verkoopfacturen automatisch verwerken in boekhouding

Facturen komen veelal digitaal binnen. Laat deze mailbox koppelen met uw administratie en de facturen verschijnen vanzelf in uw boekhouding. U hoeft ze daarna alleen nog maar te accorderen.

Bankmutaties bijwerken in administratie

Bankafschriften overtypen is verleden tijd met de bankkoppeling die in veel boekhoudsystemen te realiseren is. Met één druk op de knop zijn alle bankmutaties weer bijgeboekt in uw administratie.

Er zijn u al veel ondernemers voorgegaan in het automatiseren van hun administratie. Stap voor stap kunt u verschillende processen binnen de administratie aanpakken en die automatiseren. Doe vooral niet alles in één keer, om fouten te voorkomen.

Verkoopproces automatiseren

Het verkoopproces is vaak eenvoudig te automatiseren en levert u direct tijdsvoordeel op.

Verkoopfacturen in boekhoudsysteem

Begin met het maken van de verkoopfacturen in uw boekhoudsysteem. De inrichting vergt even tijd en aandacht. De stamgegevens van uw klanten moet u namelijk juist in het systeem hebben staan.

Artikelen in administratie

Daarnaast wilt u artikelen of werkzaamheden factureren. Maak hier verschillende artikelen voor aan binnen uw administratie, dan kunt u hier later informatie over opvragen.

Heldere layout factuur

Denk ook aan een heldere en duidelijke layout van de factuur. Voor uw klanten moet het direct inzichtelijk zijn hoe de factuur is opgebouwd. Schenk hier aandacht aan.

Inkoopfacturen automatisch verwerken

Als u de mailbox van de inkomende facturen koppelt aan uw boekhouding, kunnen ook de inkoopfacturen automatisch ingelezen worden.

Dit vergt in het begin de nodige aandacht om het systeem te leren hoe de inkoopfacturen geboekt moeten worden. Ook hierbij zijn de stamgegevens van de relatie van belang. Laat het systeem zoveel mogelijk herkennen om een juist boekingsvoorstel te generen. Hierdoor kunt u op termijn veel tijd besparen met het inboeken.

Koppelen met de bank

Ieder systeem kan met veel banken koppelen. Mutaties van de bank worden ingelezen in uw administratie. Als uw inkoop- en verkoopfacturen goed geboekt zijn, kan het systeem de ontvangsten en betalingen vaak zelf al afletteren waardoor de meeste mutaties automatisch geboekt worden.

Automatiseren: meer dan tijd besparen

U ziet wel: een administratie kan vrij eenvoudig geautomatiseerd worden, waardoor u tijd overhoudt om meer uit uw administratie te halen. Zo houdt u tijd over om met andere zaken bezig te gaan, maar dat niet alleen! Met alle data die u nu eenvoudig uit het systeem haalt, kunt u uw administratie als sturingselement gebruiken. Hoe u dit kan doen, leest u in de blog: Haal meer uit uw administratie: benut data optimaal!

Ook tijd besparen? Maar geen idee waar u moet beginnen? Wij wel! Onze adviseurs staan klaar om u te helpen. Neem gerust vrijblijvend contact op.